Firmenhandys, auch bekannt als Geschäftshandys, sind in der heutigen Geschäftswelt unverzichtbar für Ihren beruflichen Alltag. Sie bieten zahlreiche Vorteile, erfordern jedoch auch bestimmte Verantwortlichkeiten und werfen Fragen auf. Hier findet ihr einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aspekte, die ihr beachten sollten:
Was ist ein Geschäftshandy?
Ein Geschäftshandy ist ein Mobiltelefon, das Unternehmen euch zur Verfügung stellen, um berufliche Aufgaben zu erledigen. Es verbessert eure Erreichbarkeit und Effizienz bei der Arbeit. Neben Telefonaten ermöglicht es euch, E-Mails, Kalender und wichtige Dokumente zu verwalten.
Wann habt ihr Anspruch auf ein Diensthandy?
Einen Anspruch auf ein Diensthandy habt ihr in der Regel dann, wenn Ihre beruflichen Aufgaben eine ständige Erreichbarkeit oder den mobilen Zugriff auf Unternehmensressourcen erfordern. Besonders gilt dies für Außendienstmitarbeiter, Manager oder Mitarbeiter in Schlüsselpositionen. Ob und wann ihr einen Anspruch habt, hängt jedoch von den jeweiligen Unternehmensrichtlinien und euren individuellen Arbeitsvereinbarung ab.
Ist ein Diensthandy sinnvoll?
Die Sinnhaftigkeit eines Diensthandys hängt stark von eurer Art der beruflichen Tätigkeit ab. Für euch, die häufig unterwegs seid, Kundenkontakte pflegt oder schnell auf berufliche Anfragen reagieren müsst, ist ein Geschäftshandy ein unverzichtbares Werkzeug. Es ermöglicht euch eine flexible Arbeitsgestaltung und verbessert die Kommunikation. Allerdings kann die ständige Erreichbarkeit auch als Belastung empfunden werden und Ihre Work-Life-Balance beeinträchtigen.
Vor- und Nachteile von Geschäftshandys
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Erhöhte Erreichbarkeit | Ständige Erreichbarkeit kann stressig sein |
| Flexibles Arbeiten möglich | Risiko von Überarbeitung |
| Schneller Zugriff auf Unternehmensdaten | Datenschutz- und Sicherheitsrisiken |
| Verbesserte Kommunikation | Ablenkung durch private Nutzung |
| Keine Kosten für den Mitarbeiter | Mögliche Konflikte bei der privaten Nutzung |
Das Geschäftshandy von der Steuer absetzen
Geschäftshandys könnt ihr steuerlich absetzen. Dies betrifft sowohl den Anschaffungspreis als auch laufende Kosten wie Gebühren für berufliche Gespräche. Wichtig ist, dass eure berufliche Nutzung des Handys nachweisbar ist. Bei gemischter Nutzung (beruflich und privat) müssen die privaten Anteile herausgerechnet werden. Die private Nutzung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten ist laut § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Eine pauschale Regelung sieht vor, dass bis zu 20% der anfallenden Kosten, maximal jedoch 20 Euro pro Monat, als Werbungskosten angesetzt werden können, sofern keine genaue Aufschlüsselung erfolgt.
Umgang mit dem Geschäftshandy
Arbeitserleichterung und Erreichbarkeit
Geschäftshandys dienen der Arbeitserleichterung, beispielsweise durch automatische Erinnerungsfunktionen und Synchronisierungsfunktionen. Sie helfen bei der Verwaltung von Kundenkontakten und Terminen. Allerdings kann die ständige Erreichbarkeit auch zu einer Beeinträchtigung der Freizeit führen.
Überwachung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber darf ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers keine Telefongespräche abhören oder SMS und E-Mails überwachen. Bei rein geschäftlicher Nutzung dürfen SMS und E-Mails jedoch stichprobenartig überprüft werden.
Verpflichtungen und Rechte des Arbeitnehmers
Sie können in der Regel die Nutzung eines Geschäftshandys nicht ablehnen, wenn dies vom Arbeitgeber gefordert wird. Jedoch besteht keine Verpflichtung zur ständigen Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit oder während des Urlaubs, es sei denn, es liegt eine Rufbereitschaft oder ein Bereitschaftsdienst vor.
Haftung bei Verlust oder Beschädigung
In der Regel haftet der Arbeitgeber für Defekte am Geschäftshandy. Bei grober Fahrlässigkeit oder Verlust des Geräts haften jedoch ihr, besonders wenn dadurch sensible Daten gefährdet werden.
Sicherheitsvorkehrungen
Aufgrund der sensiblen Daten, die auf Geschäftshandys gespeichert sein können, sind Sicherheitsvorkehrungen wie komplexe Passwörter, SSL-Verschlüsselung für E-Mails und Daten sowie Maßnahmen zur ferngesteuerten Löschung von Daten essentiell. Zusätzlich sollten regelmäßige Sicherheitsupdates durchgeführt und auf eine sichere Speicherung von Geschäftsinformationen geachtet werden. Es ist auch empfehlenswert, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu nutzen, um den Zugriff auf das Gerät und die darauf gespeicherten Informationen weiter zu sichern. Bei Verlust oder Diebstahl des Handys ermöglichen solche Sicherheitsvorkehrungen, dass vertrauliche Daten geschützt bleiben und nicht in die Hände Unbefugter gelangen. Somit tragen diese Maßnahmen wesentlich zum Schutz der Unternehmensdaten und zur Aufrechterhaltung der Sicherheit im Geschäftsverkehr bei.
Firmenhandy: Wichtige Fragen und Antworten für Euch
Bei der Nutzung von Firmenhandys stehen für Euch als Beschäftigte neben technischen Daten und Ausstattung auch rechtliche Rahmenbedingungen und Arbeitgeberregelungen im Fokus. Hier sind einige wichtige Informationen, die Ihr beachten solltet:
Ist das Geschäftshandy ein geldwerter Vorteil für Euch?
Wenn euer Arbeitgeber Euch ein Diensthandy zur Verfügung stellt und sämtliche Kosten übernimmt, braucht ihr euch steuerlich keine Gedanken zu machen. Es zählt nicht als geldwerter Vorteil, selbst wenn ihr das Handy auch privat nutzen dürft.
Wie lange müsst ihr erreichbar sein?
Außerhalb eurer Arbeitszeiten seid ihr nicht verpflichtet, auf dem Diensthandy erreichbar zu sein. Dies gilt, sofern ihr nicht in Rufbereitschaft seid oder mit eurem Chef vereinbart habt, auch nach Dienstschluss erreichbar zu sein. Besonders während eures Urlaubs sowie an Sonn- und Feiertagen gilt dies.
Dürft ihr mit dem Diensthandy privat telefonieren?
Ob ihr mit eurem Diensthandy privat telefonieren dürft, hängt von den Vereinbarungen mit eurem Arbeitgeber ab. Generell seid ihr auf der sicheren Seite, wenn ihr das Firmenhandy nur für geschäftliche Zwecke nutzt, es sei denn, ihr habt eine ausdrückliche Erlaubnis zur Privatnutzung.
Was passiert, wenn ihr das Firmenhandy beschädigt?
Falls ihr ein technisch hochwertiges und teures Smartphone beschädigt, stellt sich die Frage, wer für den Schaden aufkommt. Bei leichter Fahrlässigkeit müsst ihr als Arbeitnehmer nicht für den Schaden aufkommen. Dies könnte der Fall sein, wenn Euch das Smartphone versehentlich aus der Hand fällt und dabei beschädigt wird.
Bei grober Fahrlässigkeit hingegen haftet ihr selbst. Da die Grenze zwischen leichter und grober Fahrlässigkeit einzelfallabhängig ist, solltet ihr immer sorgfältig mit dem Geschäftshandy umgehen. Um auf der sicheren Seite zu sein, könntet ihr das Diensthandy sogar versichern lassen, um für den Fall eines Schadens gewappnet zu sein.
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Foto von Luis Villasmil auf Unsplash
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