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Das papierlose Büro

Sicheres Dokumentenhosting: Halten Sie Ihre Daten absolut sicher

Die Bedeutung des sicheren Umgangs mit Informationen ist heutzutage ein heißes Thema, insbesondere wenn es um digitale Streams geht, die spezifische Authentifizierungs- und Tracking-Anforderungen haben. Informationssicherheit wird zu einem immer dringenderen Problem, Unternehmen müssen wichtige Prozesse beschleunigen und Datensysteme mobiler und sicherer machen. Eine gängige Art von Prozessen, die den oben genannten Anforderungen unterliegen, sind Fusionen und Übernahmen, bei denen virtuelle Datenräume die häufigste Systemunterstützung darstellen.

Bild von ppoppy486 auf Pixabay

Ein virtueller Datenraum (VDR) – Was ist das?

Ein virtueller Datenraum (VDR) ist in der Regel ein Cloud-basierter Speicher, in dem Informationen mithilfe spezieller Berechtigungskontrollen sicher geteilt werden können. Diese Art von Service wird häufig bei Fusionen und Übernahmen, Unternehmensprüfungen, öffentlichen Angeboten, Umstrukturierungen, sicherer Speicherung und Weitergabe von Informationen usw. verwendet. Die Sicherheit virtueller Datenräume ist auf höchstem Niveau: Die in VDR vorhandene Funktionalität bietet physischen Schutz von Daten auf Servern, es gibt Echtzeit-Backups, personalisierte Berechtigungen für vertrauliche Dokumente und andere wichtige Funktionen, um eine zuverlässige Sicherheit aller Ihrer Geschäftsdokumente zu gewährleisten . VDR-Dienste sind für Unternehmen konzipiert, die während verschiedener kritischer Geschäftsprozesse (oft streng vertrauliche) Informationen mit internen und externen Parteien austauschen müssen. Sie müssen verstehen, wie sich virtuelle Datenräume von anderen Cloud-Speicherdiensten unterscheiden. Der größte Unterschied zwischen dem VDR-Dienst und anderen Datenträgern ist die Funktionalität und der zuverlässige Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen, die für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden wichtig sind, denn jedes Leck ist gefährlich. Lassen Sie uns ausführlicher darüber sprechen.

Spezielle Rechtsverwaltung

Starke Sicherheit mit Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Verschlüsselung und vollständiger Rückverfolgbarkeit ermöglicht es Ihnen, Berichte über das Aktivitätsniveau im virtuellen Datenraum zu erstellen. Die Indizierungsfunktion ist notwendig, um die Dateistruktur von Dokumenten, Anhängen etc. übersichtlich darzustellen. 24/7-Support ist beim VDR Standard. Der datenraum sicherheit-Dienst ist nicht für die langfristige Aufbewahrung von Dokumentationen ausgelegt. VDRs eignen sich daher ideal für den Austausch vertraulicher Informationen in einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, bei denen verschiedene Benutzergruppen (z. B. Käufer und Verkäufer) Zugriff auf dieselben Informationen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten benötigen. Beispielsweise soll oft eine Gruppe (für ein ausgewähltes Dokument) nur Leserechte haben, während eine andere Gruppe nicht lesen, bearbeiten, herunterladen, drucken usw. Der virtuelle Datenraum zeigt, wer welches Dokument und welchen Teil welcher Seite gelesen hat. Unter anderem liefert es wertvolle Informationen über die wahrscheinlichsten Kunden, basierend auf den für Transaktionen aufgewendeten Ressourcen. Die Preisspanne für virtuelle Datenraumdienste ist breit und reicht von großen etablierten Dienstleistern bis hin zu kleineren Playern, die auf dem Markt präsent sind.

Die Sicherheit und Funktionalität, die virtuelle Datenräume den Benutzern bieten

Der Service von VDR für Sie hängt von vielen Schlüsselfaktoren ab. Zu berücksichtigende Punkte sind: die Prozesse, die der VDR-Dienst unterstützen muss, Ihre Sicherheits- und Funktionsanforderungen, das Maß an Support und Service, das Sie (Ihre Geschäftspartner) benötigen, und Ihr Budget und Ihr Informationslebenszyklus. Dies sind nur einige der vielen Schlüsselfaktoren, die die Wahl eines VDR-Anbieters erschweren. Hier sind einige Dinge, die die meisten virtuellen Datenräume haben. Die Hauptzielgruppe sind (zunächst) große Unternehmen, die intensiv wertvolle Datenaustauschoperationen betreiben. Virtuelle Datenräume sind für bestimmte kurzfristige Geschäftsprozesse gedacht, nicht für die langfristige Speicherung von Informationen. Der 24/7-Service umfasst ein hohes Maß an Kundenservice und -unterstützung, oft mit einem festen Ansprechpartner, der Ihre Probleme löst und informative Antworten auf alle Fragen gibt, die Sie und Ihr Team haben. Preismodell: Die Preise für virtuelle Datenraumdienste werden in der Regel nach Nutzungsdauer und gespeicherter Datenmenge berechnet. Dies wird normalerweise in virtuellen Raumseiten gemessen, nicht in GB an Daten. Preise und Preismodelle sind wenig transparent und die meisten Dienstleister haben keine öffentlich zugänglichen Preislisten.

Interne und externe Anforderungen an die Datensicherheit

Auf dem Markt gibt es oft große Unterschiede zwischen Preis und Qualität der Dienstleistungen, das Teuerste ist nicht immer das Beste. Einige Anbieter bieten trotz verschiedener Einschränkungen ähnliche Dienste zu niedrigeren Preisen an. Verschiedene Branchen neigen dazu, virtueller datenraum kostenlos-Dienste unterschiedlich zu nutzen, was sich nicht immer im Standardpreismodell des Anbieters widerspiegelt. Daher ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, den Prozess zu definieren, einen klaren Dialog mit dem Dienstanbieter über die Nutzung des Dienstes zu führen und die internen und externen Anforderungen zur Sicherung des virtuellen Datenraums zu klären. Heutzutage bestellt eine Vielzahl von Wirtschaftszweigen die Dienste virtueller Datenräume häufig im Auftrag ihrer Endnutzer. Das Risiko, Technologieexperten nicht in die Anbieterauswahl einzubeziehen, besteht darin, dass der Service letztendlich nicht den internen oder externen Anforderungen entspricht. Für eine effektive und sichere Lösung müssen technische Voraussetzungen erfüllt sein. Dies hängt nicht nur von der zugrunde liegenden Technologieplattform ab, sondern auch von den Speicher- und Verarbeitungsanforderungen. Ein falsches Abfrageergebnis kann bedeuten:

  • ·         Unvorhergesehene oder unangemessen hohe finanzielle Kosten;
  • ·         Unzulässiger Zugriff auf Ihre Daten;
  • ·         Geschäftsrisiken erhöhen oder verschlechtern sich, wenn technische und Informationssicherheitsanforderungen ignoriert werden;
  • ·         Virtuelle Datenräume werden eingesetzt, um Geschäftsprozesse mit engen Terminen und hohen Kosten sowie Prozesse zu unterstützen, bei denen Datenverluste oder Betriebsstörungen nicht akzeptabel sind.

Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass der Dienst für virtuelle Datenräume alle wichtigen Bedürfnisse der Benutzer widerspiegelt, die die verfügbare Funktionalität des virtuellen Datenraums nutzen werden.

Reduzierung etwaiger Geschäftsrisiken

Die Wahl des richtigen virtuellen Datenraumdienstes kann Geschäftsprozesse optimieren, finanzielle Kosten senken und das Leben der Benutzer vereinfachen. Noch wichtiger ist, dass die Auswahl des richtigen Service Geschäftsrisiken erheblich reduzieren kann. Virtuelle Datenräume helfen Unternehmen jeder Größe, die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um die Vorteile der schnellen Entwicklung ihrer Geschäftsprozesse voll auszuschöpfen und alle für sie und ihre Kunden wichtigen Daten zuverlässig zu schützen. Die ganzheitliche Perspektive der Nutzung virtueller Datenraumdienste basiert auf einer soliden technischen Grundlage. Sie können Ihr Geschäftswissen nutzen, um profitable Geschäftsvorschläge zu machen, die auf durchdachten Geschäftsentscheidungen basieren. Virtuelle Datenräume sind zu 100 % kundenorientiert und ermöglichen eine enge Zusammenarbeit mit allen interessierten Geschäftspartnern.

Vorteil von Virtuellen Datenräumen

Der gesamte Organisationsprozess kann für viele Unternehmen sehr schwierig sein. Beispielsweise haben die meisten Manager keine Zeit, alle Berichte und strukturierten Informationen durchzugehen, während sie die Kommunikation mit allen Mitarbeitern verwalten. Software für virtuelle Datenräume kann helfen, dieses Problem zu lösen. Wenn Sie möchten, dass alle Ihre Mitarbeiter voll verantwortlich sind und alle ihre Daten an einem Ort sammeln, können Sie die Zugriffsebenen für jede Mitarbeiterrolle separat festlegen, sodass Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit Ihrer Prozesse machen müssen. Wenn Sie immer noch Angst vor zeitraubenden Geschäftsreisen haben, gibt es eine einfache Lösung. Fortschrittliche Technologien spielen seit langem eine wichtige Rolle in der Geschäftsentwicklung. Sie helfen, Geschäftstätigkeiten richtig auszuführen. Dank des virtuellen Datenraums können Sie persönliche Meetings vergessen und sich auf Datendigitalisierung, Online-Meetings und bequeme Kommunikation auf einer praktischen virtuellen Plattform konzentrieren. Die Arbeit mit Papier ist anstrengend. Geschäftliche Vereinbarungen direkt vor einem Meeting zu treffen, ist sehr ermüdend. Die Arbeit mit Papier erfordert eine ständige Kontrolle aller beteiligten Geräte. Wartung kostet Geld und Zeit. Digitale Daten benötigen keine Speicherung, mit Ausnahme von virtueller Speicherung und zusätzlichen Diensten zum Schutz vertraulicher Informationen. Alle Daten und Pflichten werden sicher in Audit-Logs verschlüsselt, aktive Geschäftsaktivitäten können einfach und sicher in einem virtuellen Datenraum organisiert werden. Beispielsweise nehmen Mitarbeiter manchmal versehentlich falsche Einstellungen vor, aber Transparenz macht es einfacher, alle Nuancen zu erkennen. Zudem haben Administratoren nicht nur ständigen Zugriff auf die Änderungshistorie, sondern können auch sehen, wer genau Änderungen an der Dokumentation vorgenommen hat.

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